La norme 23 est supprimée. Elle est remplacée par une dispense de déclaration des fichiers des membres et donateurs. CNIL - Dispense de déclaration n°8

Déclaration du fichier

La constitution et l'utilisation d'un fichier informatique comportant des informations nominatives sont réglementées par la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée par un décret du 25 mars 2007 (n° 2007-451)

Guide pratique sur le site de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. (Dossier: associations).

PRÉCISIONS

Les fichiers mis en oeuvre dans le cadre d'une mission de service public sont soumis à une procédure d'avis préalable (fédérations sportives, associations intermédiaires, associations humanitaires notamment)

Les fichiers des églises ou groupements à caractère religieux, philosophiques, politique ou syndical n'ont pas à être déclarés.

Dispense de déclaration

Sous certaines conditions, les associations à but non lucratif sont dispensées de déclarer les traitements de données à caractère personnel relatifs à la gestion:

des membres;
des donateurs.

But du traitement informatique

Celui ci doit avoir uniquement pour objet:

l’enregistrement et la mise à jour des informations individuelles nécessaires à la gestion administrative des membres et donateurs (cotisations, par exemple);
d'établir des états statistiques ou des listes de membres, notamment en vue d'adresser bulletins, convocations, journaux;
d'établir des annuaires de membres, y compris lorsque ces annuaires sont mis à la disposition du public sur le réseau internet.

Données recueillies

Les données doivent porter sur les éléments suivants:

identité : nom, prénoms, sexe, date de naissance, adresse, numéros de téléphone et de télécopie, adresse de courrier électronique ;
identité bancaire pour la gestion des dons ;
vie associative : état des cotisations, informations strictement liés à l’objet statutaire de l'association;
données de connexion à des seules fins statistiques d’estimation de la fréquentation du site.

Déclaration obligatoire

Ne peuvent bénéficier de l’exonération les traitements comportant les données suivantes :

les données qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci ;
les données concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté;
les données relatives aux difficultés sociales et économiques des personnes ;
le numéro d'inscription au répertoire d'identification des personnes (n° INSEE ou n° de sécurité sociale).

Information des personnes

L'association qui met en œuvre un fichier ou un traitement contenant les données personnelles de ses membres doit indiquer sur les documents utilisés:

l’identité du responsable du traitement;
l’objectif de la collecte d’informations (liste des membres, convocations aux assemblées générales etc.);
le caractère obligatoire ou facultatif des réponses;
les conséquences de l’absence de réponse;
les destinataires des informations;
l'existence d'un droit d'opposition, d'accès et de rectification.

Modèles de lettre: exercice du droit d'accès, demande de radiation, demande de rectification

Note d'information

Pour remplir cette obligation d'information on ajoutera sur les documents de l'association la note suivante:

"Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elle font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l'association. En application de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser au secrétariat de l'association."

Durée de conservation des données

Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées après la démission ou la radiation, sauf accord exprès de l'intéressé. S’agissant des donateurs, elles ne doivent pas être conservées au delà de deux sollicitations restées infructueuses.

Fichier de la paie du personnel

La CNIL a décidé, dans un souci de simplification des formalités, de dispenser de déclaration les fichiers de paie. Il appartient à l'association de vérifier que le fichier paie est mis en œuvre dans le respect des décisions de dispense de déclaration décidées par la CNIL.

Le fichier de l'association peut être communiqué à certaines personnes.

Communication du fichier

Candidats à un poste de dirigeants

Par référence aux dispositions générales du code électoral, tout candidat à un poste de dirigeant peut demander que la liste des adhérents lui soit transmise dès lors qu’il s’engage à ne pas l’utiliser à d’autres fins que l’élection et à procéder à sa destruction dès la fin des opérations électorales.

Autres membres

Un membre de l'association peut demander la communication de la liste de l'ensemble des membres à condition que les statuts prévoient cette possibilité. Ceux-ci doivent préciser que l’adhésion suppose l’acceptation que les coordonnées des adhérents puissent être communiquées à tout autre adhérent qui en fait la demande dès lors que celui-ci s’engage à ne pas en faire un usage étranger à l’objet de l’association.

Maire

Un maire ne peut pas demander, même au titre de la subvention qu’il accorde à une association, la liste nominative des adhérents. Une telle pratique méconnaîtrait le principe de la liberté d’association. (Conseil d’État arrêt du 28 mars 1997).

Cession ou location

L'association peut céder ou louer son fichier, à condition que les adhérents en soient informés au préalable et qu'ils aient la possibilité de s'y opposer.

Modèle de lettre: opposition à cession

Sur les bulletins d'adhésion on peut porter la mention suivante:

"Vos coordonnées pourront être cédées à des partenaires commerciaux (à préciser). Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre."