• Conservation des documents
• SACEM

Certains documents doivent être conservés même après la dissolution de l'association.

Conservation des documents

Durée de vie de l'association

• les statuts et le règlement intérieur;
• l'extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution.
• le registre spécial et les récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux
• les procès-verbaux des assemblées générales, du conseil d'administration et du bureau
• les baux, les factures de travaux ou réparations importantes

Dix ans

• les documents comptables et les pièces justificatives
• en cas de travaux,  la commande, le contrat passé, la réception des travaux,  tous les dommages et malfaçons qui ont pu se révéler,  les factures des entrepreneurs et architectes. Passé ce délai, la loi ne les tient plus responsables.
• talon de chèques, relevés de compte bancaire et postal
• le droit commercial impose l'obligation de conservation pendant dix ans des livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires)

Six ans

• En matière fiscale, les livres, registres et documents (annexes, pièces de recettes et de dépenses) sur lesquels peut s'exercer le droit de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration, doivent être conservés pendant un délai de six ans à partir de la date de la dernière opération mentionnée, ou de la date à laquelle le document a été établi.
  Cette obligation de conservation est applicable quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu'il est magnétique.

Cinq ans

• le livre de paie devra être conservé par l'employeur pendant 5 ans à dater de sa clôture;
• le double des bulletins de paie
• les quittances de loyer.
• factures EDF-GDF

Deux ans

• factures d'eau
• factures de téléphone

Les droits d'auteur doivent être respectés lors de la diffusion d'œuvres musicales.

Le site de la SACEM indique les tarifs applicables et permet de remplir la déclaration simplifiée.

La SACEM

Droits d'auteur

Il faut rappeler que les oeuvres musicales qu'elles soient françaises ou étrangères, à l'exception des oeuvres tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l'auteur et du compositeur) sont protégées et ne peuvent être diffusées qu'après autorisation par la SACEM.

Les droits d'auteur sont toujours à la charge de l'organisateur de la manifestation. Ils sont dus:

• que la manifestation soit organisée par une association de bénévoles, une commune, un comité des fêtes ou un producteur professionnel de spectacles,
• que la musique soit interprétée par des musiciens professionnels ou amateurs (jouant avec partition ou de mémoire) ou diffusée par des disques, des cassettes, la radio, la télévision,
• qu'elle soit essentielle (comme pour les concerts, les bals, les galas de variétés) ou bien qu'elle serve de fond sonore pour une kermesse, un banquet, une quinzaine commerciale, une fête sportive...

Droits voisins

La SACEM est chargée par la Société pour la Perception de la Rémunération Équitable (SPRE)  de percevoir les droits voisins pour l'utilisation de disques ou de cassettes des droits voisins qui sont destinés aux musiciens, artistes-interprètes et producteurs de disques qui réalisent les enregistrements.

Formalités

La SACEM doit, pour chaque manifestation musicale, donner à l'avance aux organisateurs l'autorisation des auteurs, ainsi que les modalités de calcul de la redevance qui sera payée à l'occasion de la diffusion de leurs oeuvres.

L'association doit déclarer la manifestation à la délégation SACEM du lieu de la séance qui délivre un contrat général de représentation. Cette déclaration peut être faite en ligne sur le site de la SACEM. L'association a tout intérêt à effectuer cette formalité 15 jours avant la manifestation afin de bénéficier de la réduction de 20%.

Dans les 10 jours suivant la manifestation, l'association doit retourner l'état des recettes et des dépenses ainsi que la liste des oeuvres diffusées.

Montant des droits d'auteur

Les associations peuvent bénéficier d'un forfait de "droits d'auteur" payable avant la séance. Il s'applique aux petites manifestations musicales:

• petites séances musicales (repas dansants et repas spectacles, spectacles de variétés et concerts) organisées sans but lucratif avec un budget des dépenses inférieur à 850 € dans une enceinte délimitée de moins de 300 m²;
• banquets avec accompagnement musical sauf les repas dansants, les repas spectacles, les réveillons dansants de la St Sylvestre;
• bals, thés dansants sans spectacle dans une salle de moins de 300 m²;
• manifestations avec sonorisation musicale:
  • manifestations récréatives: kermesse scolaire, loto, pot d'accueil, etc.;
  • manifestations commerciales: foire, exposition, salon, braderie, vide-greniers, brocante, etc.;
  • manifestations sportives: tournoi, concours, match, etc.;
  • manifestations culturelles: vernissage, exposition, etc.;
  • manifestations socioprofessionnelles ou politiques: conférence, congrès, etc.

Pour les autres manifestations, les droits d'auteur sont proportionnels aux recettes réalisées ou aux dépenses engagées pour les manifestations gratuites avec un minimum de perception.

Réduction automatique

Lorsque le contrat de représentation est conclu avant la manifestation, l'association bénéficie d'un tarif réduit de 20%.

Réductions liées aux protocoles d'accord

Les associations adhérentes à une fédération signataire d'un protocole d'accord avec la SACEM bénéficient de réduction sur les droits d'auteur.

Réductions prévues par le code de la propriété intellectuelle

Les associations reconnues "Éducation populaire" bénéficient d'une réduction de 12,5% sur le montant des droits d'auteur pour toutes les manifestations qu'elles organisent.

Les associations à but d'intérêt général bénéficient d'une réduction de 5% sur le montant des droits d'auteur, uniquement pour les manifestations musicales sans entrée payante.

Exemple de tarifs forfaitaires avec réduction

Forfait par bal, thé dansant

Manifestation avec fond sonore musical

L'association bénéficie d'un forfait journalier de 64,43 € ttc. journalier payable avant la kermesse journalier payable avant la kermesse