Tenue de l'assemblée

Feuille de présence

Même si la tenue d'un registre ou d'une feuille de présence n'est pas obligatoire, la signature d'une feuille de présence est toutefois conseillée afin de faciliter la preuve de la régularité des délibérations; elle est obligatoire si les statuts ont fixé un quorum pour que l'assemblée puisse siéger, par exemple.

Président de séance

Les statuts déterminent librement la personne chargée d'assurer la présidence de l'assemblée: président de l'association, membre le plus âgé, etc.. Elle peut être aidée par un secrétaire de séance et un ou plusieurs scrutateurs chargés de veiller au bon fonctionnement des opérations de vote.

A défaut de précisions dans les statuts, l'assemblée doit élire son président de séance.

Ordre du jour

L'assemblée doit délibérer sur tous les points figurant à l'ordre du jour. Le président de séance ne peut pas:

écarter des débats certains points de l'ordre du jour;
lever la séance tant que l'ordre du jour n'est pas épuisé.

Toute décision sur une question ne figurant pas à l'ordre du jour serait annulable, sauf pour:

des questions mineures;
des incidents de séance (révélations faites en séance);
des questions qui sont la conséquence directe des délibérations inscrites à l'ordre du jour.

Le quorum

Les statuts peuvent prévoir la présence d'un nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l'assemblée générale puisse valablement délibérer. Si ce nombre n'est pas atteint, l'assemblée ne peut pas prendre de décisions.

Le quorum doit être respecté pendant toute la durée de la séance. Toute décision adoptée sans que le quorum requis soit atteint est annulable.

Le vote

Les statuts définissent librement les modalités du droit de vote.

Nombre de voix

Par défaut, chaque membre de l'association dispose d'une voix. Les statuts peuvent accorder des voix supplémentaires à certaines catégories d'adhérents. En cas de partage des voix, sauf disposition contraire des statuts, le président de séance n'a pas de voix prépondérante.

Mode de scrutin

Les statuts fixent librement le mode de scrutin: vote à main levée, vote par appel des présents, etc.. Le vote à bulletin secret nécessite toute une organisation et prend du temps.

En l'absence de précision dans les statuts, l'assemblée doit décider du mode de scrutin. Lorsque rien n'est prévu, il convient d'utiliser celui qui est couramment pratiqué par l'association et, à défaut, le vote à main levée.

CONSEIL

Il est vivement conseillé de prévoir dans les statuts que les votes sur les personnes ont lieu à bulletin secret.

Vote par procuration

En cas de silence des statuts ou du règlement intérieur, le vote par procuration est de droit, sans limitation du nombre de mandats que peut détenir chaque adhérent présent: un seul membre de l'association peut donc, grâce aux mandats dont il dispose, emporter la décision à lui seul.

S'agissant de pouvoirs "en blanc" c'est-à-dire sans indication ni du nom du mandataire choisi ni du vote concernant les différents points inscrits à l'ordre du jour, le mandataire est désigné par l'organe de direction qui les reçoit et qui a le pouvoir de les attribuer à un ou plusieurs mandataires.

Pour éviter les abus, il est prudent de limiter le nombre de mandats dont peut disposer les membres. Modèle de mandat

Vote par correspondance

Le vote par doit être expressément prévu par les statuts ou le règlement intérieur. Autrement, un tel vote n'est pas possible. Ce type de vote présente l'inconvénient d'entraîner un formalisme astreignant pour l'association et pour les membres.

Majorité requise

Les statuts fixent la majorité requise pour l'adoption des décisions:

Majorité simple (ou relative): majorité des voix des membres présents ou représentés.
Majorité absolue: moitié plus une des voix des membres présents ou représentés.
Majorité qualifiée: majorité particulière (2/3, 3/4 etc.)

Décompte des voix

	vote par procuration	Abstention	Vote blanc	Vote nul
Majorité des présents	Non	Considéré comme un vote contre
Majorité des adhérents	Oui	Considéré comme un vote contre
Majorité des présents ou représentés	Oui	Considéré comme un vote contre
Majorité des votants présents	Non	Pris en compte	Considéré comme un vote contre
Majorité des votants présents ou représentés	Oui	Non pris en compte	Considéré comme un vote contre
Majorité des suffrages exprimés	Oui	Non pris en compte

A défaut de précisions, les décisions sont adoptées

à l'unanimité s'il s'agit de modifier une disposition statutaire importante;
à la majorité simple des membres présents ou représentés pour les autres dispositions.

Quitus

Il est d'usage de donner le quitus aux dirigeants pour la gestion de l'association. Ce quitus n'a pas pour effet d'empêcher des poursuites judiciaires si des agissements délictueux étaient découverts par la suite.

PRÉCISION
Le refus de donner le quitus aux dirigeants n'entraîne pas leur démission, sauf dispositions contraires des statuts.

Rédaction des procès-verbaux

L'établissement de procès-verbaux des délibérations des assemblées générales n'est pas obligatoire mais recommandé afin de pouvoir établir la régularité des décisions prises. Il convient d'éviter les procès-verbaux trop succincts qui ne relatent pas les débats qui se sont tenus; ils doivent refléter de la vie de l'association.

Contenu

On peut indiquer les informations suivantes (liste non limitative):

date et lieu de la réunion;
l'auteur et le mode de convocation;
identité du président de séance et du secrétaire de séance;
l'ordre du jour;
le fait que le quorum est atteint, s'il est requis;
résumé des débats;
texte des délibérations;
résultat du vote de chaque délibération

Formalisme à respecter

Aucune forme particulière n'est requise. Ils peuvent être établis sur des feuilles volantes ou sur un registre des délibérations. Pour avoir force probante, les feuillets ne doivent comporter ni blancs ni ratures et doivent être numérotés et signés par la personne habilitée par les statuts.

Modèle de procès-verbal