Bureau

Rôle

L'existence d'un bureau n'est pas obligatoire. La création de cette structure ne se justifie que lorsque les adhérents sont très nombreux et qu'il est difficile de réunir régulièrement le conseil d'administration.

Le bureau gère l'association au quotidien tandis que le conseil d'administration détermine les orientations générales de l'activité de l'association. Les statuts doivent déterminer les attributions respectives du bureau et du conseil d'administration, lorsque ces deux structures existent.

Composition

Le bureau, généralement élu par le conseil d'administration, est traditionnellement composé de trois personnes (président, secrétaire, trésorier). Les statuts ou le règlement intérieur doivent prévoir la répartition des tâches entre ces trois personnes. Il n'est pas interdit à une même personne de cumuler plusieurs fonctions.

Président

L'association fixe librement les pouvoirs du président. Il est d'usage de le charger de convoquer l'assemblée générale et le bureau et d'en assurer la présidence.

La loi de 1901 ne désignant pas de représentant légal de l'association, les statuts peuvent également investir le président du pouvoir de "représenter l'association dans tous les actes de la vie civile". Il engage alors l'association pour tout acte qui à la fois:

• entre dans l'objet du groupement;
• est conclu au nom et pour le compte de l'association;
• respecte les clauses limitatives de pouvoirs figurant éventuellement dans les statuts.

Si les statuts ne confèrent pas au président le pouvoir de représenter l'association dans tous les actes de la vie civile, le président ne peut agir au nom et pour le compte de l'association que si ce pouvoir lui a été délégué de manière ponctuelle ou permanente par l'assemblée générale.

Rôle du vice-président

• Il assiste le président dans ses fonctions;
• Il remplace le président lorsque celui-ci est empêché.

Secrétaire

L'étendue des pouvoirs du secrétaire peut varier selon les associations:

• Il tient la correspondance de l'association, le registre spécial.
• Il adresse les convocations aux réunions et aux assemblées
• Il détient le ficher des adhérents
• Il dépose les dossiers de subventions
• Il est responsable des archives
• Il rédige et signe avec le président les procès-verbaux des réunions
• Il assure l'exécution matérielle des tâches administratives

Trésorier

L'étendue des pouvoirs du trésorier peut varier selon les associations.

• Il effectue les paiements, tient la comptabilité, encaisse les cotisations, présente le rapport financier à l'assemblée générale, établit le budget.
• Il place les excédents de trésorerie
• Il veille au dépôt des déclarations fiscales

Présence de salariés

Les salariés ne doivent pas siéger au bureau. Le caractère désintéressé de la gestion serait remis en cause par l'administration fiscale si cette règle n'était pas respectée.

Tenue d'un procès-verbal des réunions

La rédaction d'un procès-verbal du bureau n'est pas obligatoire mais elle est vivement conseillée. Aucune forme particulière n'est requise. Il peut être établi sur des feuilles volantes ou sur un registre des délibérations. Pour avoir force probante, les feuillets ne doivent comporter ni blancs ni ratures et doivent être numérotés et signés par la personne habilitée par les statuts.

Contenu

On peut indiquer les informations suivantes (liste non limitative):

• date et lieu de la réunion;
• l'auteur et le mode de convocation;
• l'ordre du jour;
• résumé des débats.