Convocation à l'assemblée générale annuelle

(La convocation doit notamment indiquer la date, l'heure, le lieu de la réunion, l'ordre du jour précis et l'identité du signataire)

Par lettre recommandée/lettre simple (selon les statuts)

Conformément à l'article XX des statuts, je vous invite à participer à l'assemblée générale ordinaire annuelle de l'Association X…, qui se tiendra le ……… à ……… heures à ……… (adresse).

Ordre du jour

Émargement de la liste des présents et vérification des mandats
Désignation du président de séance et du secrétaire
Approbation du rapport moral présenté par le président
Approbation du rapport financier présenté par le trésorier et approbation des comptes de l'exercice clos le (date)
Fixation du montant de la cotisation
Résolutions
Élection des membres du conseil d'administration
Questions diverses

Les membres désirant présenter leur candidature doivent se manifester dès maintenant

En outre, conformément aux dispositions de l'article ……… des statuts tous les documents nécessaires à votre information (rapport du conseil sur les activités écoulées, compte d'exploitation générale, compte de pertes et profits, bilan, texte des résolutions proposées) sont tenus à votre disposition au siège social (indiquer le délai prévu par les statuts).

Je vous rappelle qu'en cas d'empêchement, vous pouvez vous faire représenter par un autre membre de l'association muni d'un pouvoir régulier, conformément aux dispositions de l'article ……… des statuts, étant précisé qu'aucun membre ne peut cumuler plus de X mandats.

Je vous rappelle également que, par application de l'article ……… des statuts, les résolutions proposées ayant le caractère de décisions ordinaires, sont adoptées à la majorité simple des membres présents ou représentés.

Je vous rappelle que seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent participer à l'assemblée générale, en vertu de l'article XX des statuts.

Fait à ………, le ………

Le Président

Feuille ou registre de présence

(Sauf si les statuts l'imposent, la tenue de l'un de ces documents n'est pas obligatoire mais vivement recommandée si les statuts prévoient un quorum)

Nom et adresse de l'association

Feuille/registre de présence

Assemblée générale du (date)

Nom, prénom	Adresse	Mandats détenus Nom et adresse du mandant	Signature

Nombre de membres présents:
Nombre de membres représentés:

Fait à .....,le ......

Nom et qualité du signataire

Procès-verbal

(Le procès-verbal n'est pas obligatoire et son contenu est libre)

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Le xx/xx/xx à xx heures, l'assemblée générale de l'association XXXX s'est tenue au siège de l'association (ou autre lieu) sous la présidence de X, président de l'association. Les membres ont été convoqués par voie de presse, (par lettre recommandée, par courrier simple, par affichage dans les locaux).

(Dans une petite association, on peut indiquer les nom, prénom et adresse des personnes présentes, absentes, excusés. Pour une association plus importante, on pourra se contenter d'indiquer le nombre de personnes présentes, surtout si certains votes nécessitent un quorum. On peut également prévoir la signature d'un registre de présence ou d'une feuille de présence).

Le président ouvre la séance et après un mot de bienvenue, rappelle l'ordre du jour:

Désignation du président de séance et du secrétaire;
Rapport sur l'activité de l'association pour l'année écoulée;
Rapport sur la situation financière;
Perspectives pour l'année en cours;
Fixation de la cotisation
Renouvellement des membres du conseil d'administration;
Questions diverses

Désignation du président de séance et du secrétaire

M X est désigné comme président de séance et M. Y de secrétaire chargé de rédiger le procès-verbal de la réunion.
Si un quorum est prévu, le président doit constater que celui-ci est atteint et que l'assemblée générale est régulièrement constituée et peut valablement délibérer.

Rapport sur l'activité de l'association par le président ou un membre du bureau ou du Conseil d'administration.

Résumé du rapport
Réponses aux questions éventuelles
Résultat du vote (1)

Rapport sur la situation financière par le président ou le trésorier

Résumé du rapport
Réponses aux questions éventuelles
Résultat du vote (1).

Perspectives pour l'année en cours par le président ou un membre du bureau ou du Conseil d'administration

Présentation
Discussion
Éventuellement vote si des décisions particulières sont prises;

Délibération: fixation de la cotisation

L'assemblée générale décide de fixer le montant de la cotisation à xx euros pour tous les membres.
Résultat du vote (1)

Renouvellement des membres du conseil d'administration

Le président présente les candidats au conseil d'administration.
Le vote se déroule dans les conditions prévues par les statuts
Nom des nouveaux administrateurs élus.

Questions diverses.

Le président donne la parole aux membres présents qui posent leurs questions ou leurs suggestions etc.

Rendre compte des débats.

A xx h, plus personne ne demandant la parole, le Président lève la séance et invite les participants au repas, ...

Le président de séance Le secrétaire de séance

(nom et signature) (nom et signature)

(1) Résultat du vote: indiquer si la délibération a été adoptée ou rejetée:
Cette délibération est adoptée à l'unanimité/ par xx voix pour, xx voix contre, xx abstentions
ou
Cette délibération n'ayant recueilli que xx voix sur xx n'est pas adoptée.