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:: Animer une réunion

INTRODUCTION

En situation professionnelle, les occasions de se réunir sont nombreuses, pour permettre l'échange d'informations, la prise de décisions, la résolution de conflits, la recherche d'idées nouvelles, la coordination des actions, l'élaboration de stratégies, etc.

Malheureusement, les réunions dont les participants se disent peu ou pas satisfaits sont presque aussi nombreuses. On invoque tour à tour : la convocation imprécise ou non reçue, la programmation absurde ou trop tardive, l'incompétence de l'animateur, un "mauvais" climat autour de la table, une organisation matérielle déplorable, la mauvaise qualité des informations préalables,...

Parfois même, un jargon paramédical impitoyable caractérise les organisations où se déroulent ces réunions : Réunionnite, paranoïa, discussions hystériques, débats stériles, "déprime" des participants,...

On pourrait continuer ainsi longtemps et ne retenir des réunions que ces seuls aspects négatifs qui les dévalorisent très souvent aux yeux des participants.

Dans certains cas, ceux qui émettent ces critiques prennent ainsi prétexte pour exorciser les défauts d'organisation du système tout entier, et notamment les erreurs d'ordre managérial. Il n'en demeure pas moins que tout habitué des réunions de travail est en mesure de constater la faible productivité de certaines séances. Ce résultat est tout autant imputable à la médiocrité des animateurs qu'à la non implication des participants et à leur méconnaissance de leur rôle en réunion.

Le principal objectif d'une formation à la "conduite de réunion" concernera d'abord l'animateur, responsable du "pilotage" d'un groupe. Il s'agira de l'amener à un résultat satisfaisant pour l'ensemble des participants.

Le présent document propose un découpage chronologique correspondant aux temps de préparation, d'animation et d'exploitation d'une réunion de travail. Il sera toutefois fait fréquemment référence au rôle et au comportement des participants.

PREPARER LA REUNION

 A.        LES OBJECTIFS

Si la situation ou le problème qui se pose nécessite une réunion, encore faut-il savoir ce que l'on attend de la réunion. En effet, en ne sachant où aller, il est parfois difficile d'y arriver !

Un objectif de réunion se définit comme étant le but à atteindre, le type de résultat à obtenir.

Correctement rédigé, un objectif de réunion comportera au moins un verbe d'action et un substantif. Ce dernier, pris seul, constitue l'objet de la réunion.

Exemple d'objet : Budget annuel

Exemple d'objectif : Elaborer le budget de l'année prochaine.

L'efficacité de toute réunion dépend d'abord de la clarté et de la pertinence des objectifs fixés. L'organisateur est d'abord celui auquel incombe la définition des objectifs de la réunion qu'il projette. Bien des réunions échouent à cause de l'imprécision des objectifs (quand ils existent !) ou parce que les participants n'en ont pas été informés.(voir ci-après le paragraphe consacré à la convocation).

Les objectifs :

permettent aux participants de préparer la réunion efficacement,
visent à renforcer leurs motivations pour y participer,
les éclairent quant au rôle qu'ils auront à y jouer.

Les principales catégories d'objectifs en réunion de travail sont :

INFORMATION

CONSULTATION

DECISION

Les objectifs d'INFORMATION

Exemple : Expliquer au personnel les nouvelles consignes de sécurité.

Celui qui organise la réunion détient une information à transmettre aux participants. Il n'attend pas nécessairement de réaction de leur part.

Ces réunions sont encore appelées réunions d'information descendante, car celui qui les organise détient le pouvoir d'information, ce qui lui confère a priori une position dominante par rapport aux participants.

Pour cette catégorie d'objectifs, les participants ont un rôle relativement passif.

Noter que les séminaires de formation constituent une forme particulière des réunions d'information.

Objectifs de CONSULTATION

exemple : Recueillir les réactions du personnel au sujet des nouveaux horaires.

L'organisateur d'une telle réunion recherche des informations, des avis, des critiques, des suggestions.

Ces réunions sont aussi appelées réunions d'information ascendante, symbolisant la remontée d'information vers celui qui la sollicite. Les participants donnent un avis, mais cet avis ne sera pas forcément retenu. Le décideur peut prendre en compte d'autres considérations.

Il est donc fondamental que les participants d'une réunion de consultation ne se méprennent pas sur le rôle qu'il auront à y jouer.

Objectifs de DECISION

exemple : Déterminer les horaires d'été

Le résultat attendu est une décision prise collectivement et portant sur une action concrète, sur l'adoption d'une solution, sur la rédaction d'un texte, etc.

Tous les participants sont impliqués dans le processus décisionnel et le résultat engagera le groupe entier.

Cette catégorie de réunion est l'une des plus fréquentes en situation professionnelle. Elle est souvent mal perçue par les différents acteurs, car les décisions ne se prennent pas toujours de manière démocratique. Les participants qui s'attendaient à une décision collective ont parfois le sentiment que celle-ci est le fait de quelques uns, voire d'une seule personne(Voir les Styles d'animation).

En conclusion sur ce point, il convient d'indiquer que plusieurs objectifs seront généralement visés au cours d'une même réunion. Dans ce cas, l'ordre obligatoire pour traiter ces objectifs sera le suivant :

B. CHOIX DES PARTICIPANTS

1.  SELECTION DES PARTICIPANTS

Les objectifs étant rédigés, il est maintenant possible d'établir la liste des participants.

Les objectifs de la réunion permettent de préciser

QUI doit y assister ,

QUI a besoin de l'information,

QUI a un avis à formuler,

QUI doit prendre part à la décision.

Ils permettent aussi de considérer que telle personne, traditionnellement invitée aux différentes réunions, n'y a peut-être pas vraiment sa place...Ainsi, vous éviterez de déranger inutilement certains ou d'oublier la personne indispensable sans laquelle la réunion n'a plus de raison d'être.

Naturellement (voir plus loin le paragraphe sur la convocation), les participants seront informés des objectifs de la réunion, ce qui renforcera leur motivation à y participer.

2.  NOMBRE DE PARTICIPANTS

Le nombre de participants devrait être limité à 10 ou 12 personnes pour toutes les réunions autres que les réunions d'information. Au delà de ce nombre, les contraintes de fonctionnement des groupes humains seraient trop fortes pour garantir une efficacité suffisante : risque de voir certains rester en retrait, formation de clans, de sous-groupes.Par contre, si les moyens matériels sont adaptés, il n'y a pas de véritable limite pour le nombre de participants aux réunions d'information. Il suffira de prévoir une salle adaptée et des moyens de communication adéquats.

C. LA CONVOCATION

1.  REDIGER LA CONVOCATION

La convocation est le document écrit grâce auquel les participants seront informés de la tenue d'une réunion. Ce document doit revêtir une forme adaptée et contenir les informations indispensables aux participants pour se rendre au lieu et au jour dits, en sachant pourquoi ils y vont et si possible qui ils y rencontreront.

En conséquence, nous pouvons lister les informations indispensables qui devraient figurer sur une convocation :

2.  ENVOYER LA CONVOCATION

Prévenir les participants dans de bonnes conditions exige une organisation minimale : envoi de la convocation, rappel éventuel, confirmations téléphoniques.

L'emploi du temps de chacun est un vaste puzzle qui se construit parfois plusieurs mois à l'avance. C'est pourquoi, lorsqu'une réunion est particulièrement importante, il ne faudra pas hésiter à convoquer les participants très en amont de la date prévue. Si ce délai est long, il conviendra d'entretenir les mémoires parfois défaillantes en diffusant une note de rappel.

Dans certains cas, une confirmation téléphonique réalisée deux ou trois jours avant peut être une précaution

utile.

3.  LES PIECES JOINTES

Les réunions de travail nécessitent bien souvent une information préalable : Dossiers, mémoires, notices explicatives, tableaux chiffrés,...Il est hors de question, si ces documents sont complexes, de les diffuser le jour de la réunion. Les participants n'auront pas pu préparer la séance.

La documentation indispensable doit faire l'objet d'un envoi suffisamment tôt, de préférence en même temps que la convocation, éventuellement à l'occasion d'un rappel.

D.  LA SALLE DE REUNION

Selon toute vraisemblance, le groupe va passer un temps non négligeable dans cet espace, il convient donc d'y accorder quelque attention.

Bien souvent, cet aspect très concret est négligé ou laissé aux soins d'une tierce personne, comme s'il s'agissait d'une tâche subalterne.

Pourtant, quelques précautions et un peu de bon sens  ne seront pas de trop pour assurer aux participants de bonnes conditions de travail.

Nous considérerons successivement la dimension de la salle, sa localisation, la disposition du mobilier et le matériel nécessaire au travail en groupe.

 1.  DIMENSION DE LA SALLE

Une salle de réunion ne devrait pas être un lieu anonyme ou se tiennent indifféremment toutes les réunions du service. Compte tenu des objectifs différents, du nombre variable de participants, des adaptations doivent permettre de faire correspondre les lieux avec le type de réunion qui doit s'y dérouler.

Etant donné qu'il est impossible de consacrer une salle à chaque type de réunion, il est cependant envisageable d'utiliser une salle modulaire, comprenant une cloison mobile. Il est ainsi possible d'obtenir une grande salle pour des réunions d'information rassemblant plusieurs dizaines de personnes et deux salles plus petites pour des groupes de travail de 10 à 12 personnes. Dans toute la mesure du possible, la dimension de la salle doit permettre de s'y sentir "bien", ni perdu dans un hall de gare, ni à l'étroit dans un placard !

2.  LOCALISATION DE LA SALLE

Si les participants sont d'origines géographiques différentes, on recherchera une localisation optimale occasionnant le moins de déplacements possibles. Si des réunions successives rassemblent les mêmes personnes, il peut paraître judicieux de déplacer les différentes séances pour répartir les contraintes de déplacement entre tous.

La localisation de la salle devra aussi prendre en compte les facilités d'accès, de stationnement, de logement, de restauration, de loisirs si une soirée est prévue sur place...

Ne pas oublier de vérifier le voisinage : nuisances sonores éventuelles, travaux routiers, etc.

Enfin, d'autres paramètres peuvent intervenir : choix d'un lieu symbolique, terrain "neutre".

3.  DISPOSITION DU MOBILIER

Quelques dispositions types pour les tables, en fonction des objectifs de la réunion :

Réunions d'information :

Peu d'interactions sont nécessaires entre les membres. La "salle de conférences" peut parfaitement convenir. L'essentiel est que tous les participants voient et entendent l'animateur

Réunions de consultation et de décision

Pour ces catégories de réunions, les échanges entre participants et avec l'animateur sont recherchés et favorisés par une disposition des participants qui permette à l'animateur d'être vu par tous et de communiquer avec chacun et aux participants de voir les différents tableaux et les autres personnes présentes. Cette disposition ne doit pas créer d'angle mort préjudiciable à la communication.

En fonction de l'organisation de la salle souhaitée par l'animateur, il lui faudra vérifier sur place la disponibilité du mobilier . En particulier, le nombre de places assises doit correspondre au nombre de participants. S'il apparaît  logique de prévoir une place pour chacun, il ne faut pas oublier que des places vides trop nombreuses donnent une impression négative et ne favorisent pas les échanges entre participants.

4.  MATERIEL NECESSAIRE AU TRAVAIL EN GROUPE

Certaines réunions de travail nécessitent l'utilisation de matériel spécifique. Il est indispensable de vérifier que la salle peut accueillir ce type de matériel

Voici une "check-list" non exhaustive

ANIMER LA REUNION

 Cette phase, consacrée à l'animation de la réunion, sera surtout traitée sous forme de mises en situations concrètes. Comme la plupart des activités humaines, celle-ci nécessite de l'entrainement et l'acquisition d'une bonne maîtrise demande du temps, ainsi que la volonté personnelle de se "regarder en face" pour

débusquer et éliminer les mauvaises habitudes, les attitudes innefficaces.

A. INTRODUCTION DE LA REUNION

 1.  ROLE DE L'ANIMATEUR

Au début de la réunion, l'animateur est plus souvent préoccupé par son propre sort que par les personnes qu'il accueille. C'est en ce sens qu'il lui faudra le plus porter ses efforts. Il lui faudra se rappeler quels sont les besoins dominants des individus en groupe .(voir par exemple les travaux de Maslow sur la hiérarchie des besoins humains).

Les besoins de base de l'être humain ne seront pas négligés : le bien-être physique. Pensez au confort des participants, c'est un point qui a une très grande importance.

Au second rang des besoins dominants se trouvent les besoins de sécurité (ici d'ordre psychologique). Il faut RASSURER LES PARTICIPANTS en apportant des informations sur :

Les objectifs de la réunion

Les personnes présentes (présentation des participants)

Les méthodes de travail

La durée prévue pour la réunion

Ne pas oublier de s'enquérir auprès des participants de leurs éventuels problèmes matériels.

D'une manière générale, et surtout lorsque les participants sont réunis pour la première fois, il convient de prendre en compte la phase d''observation " qui caractérise le début de la vie du groupe : inutile de vouloir entrer dans le "vif du sujet" avant la fin de cette phase, dont la durée sera d'autant plus courte que l'animateur aura su jouer un rôle adéquat

2.  RETARDATAIRES

Tout animateur doit savoir gérer l'arrivée de retardataires, sans perturber outre mesure le déroulement de la réunion. Quelques principes à respecter fermement :

Donner de nouvelles habitudes de ponctualité en étant le premier à tenir les horaires annoncésPeu à peu, les participants adopteront un autre comportement, sans qu'il soit nécessaire de le préciser plus en détail. Ce conseil est d'autant plus valable lorsque de mauvaises habitudes existent dans un service

Commencer à l'heure même si tout le monde n'est pas arrivé.
C'est la moindre des politesses envers ceux qui ont fait l'effort d'être à l'heure.

Quelques exceptions toutefois : Si des conditions matérielles exceptionnelles ont retardé la plus grande partie du groupe (embouteillage, accident, etc..), ou si la personnalité absente doit être attendue (mais ne dit-on pas que l'exactitude est la politesse des rois...).

Ne pas tout reprendre à l'arrivée de chaque retardataire .

Il suffit de résumer brièvement les points essentiels déjà évoqués puis de ne pas lui prêter plus d'attention qu'aux autres.

Ne pas agresser un retardataire.

Soit son retard est vraiment accidentel et il est sans doute confus, soit son retard est stratégique : inutile de conforter cette stratégie en appelant l'attention du groupe entier sur son arrivée et en risquant de vous en faire un ennemi pour la suite de la réunion.

3.  MOTIVATION DES PARTICIPANTS

Des participants motivés sont prêts à investir une énergie importante au cours de la réunion. Il convient par conséquent de développer cette motivation et de réduire tous les éléments qui pourraient la diminuer.

B.        PRODUIRE EN REUNION

C'est le seul véritable enjeu d'une réunion : une réunion improductive est inefficace et manipulatrice. Nous ne considérerons que celles dont l'objectif est clairement annoncé et loyalement poursuivi.

 1.  SECRETARIAT DE LA REUNION

Il est indispensable d'assurer le secrétariat de la réunion, pour capitaliser les acquis et garder une trace précise des discussions. Selon le cas, le secrétariat sera assuré par un membre du groupe (demander un volontaire), éventuellement par une personne extérieure au groupe (secrétaire sténodactylo) mais dans ce cas, cette personne possèdera quelque notion des sujets abordés pour pouvoir optimiser sa prise de notes.

Il est par contre hors de question que l'animateur assure lui-même le secrétariat de la séance, pour des raisons strictement matérielles.

Seules les réunions d'information peuvent faire exception, puisque toute la production est connue avant la séance.

2.  METHODES DE TRAVAIL

Selon les types de réunions, les styles de communication au sein des organisations et la personnalité des animateurs, différentes méthodes de travail peuvent être utilisées. L'animateur peut être conduit à proposer la méthode de travail, il peut aussi demander au groupe de suggérer une méthode de travail ou la lui imposer (voir ci-après style de l'animateur).

Cependant, la principale caractéristique d'une méthode de travail consiste à être ou non adaptée aux circonstances.Le choix d'une méthode implique une certaine structuration des communications à l'intérieur du groupe.

Reprenant les travaux de LEAVITT (réseau de communication et performances), puis SCHAW, FLAMENT, FAUCHEUX et MOSCOVICI, portant sur la nature de la tâche à accomplir par le groupe, nous pouvons distinguer deux grandes catégories de réunions:

- Celles dont la production fait appel à des connaissances précises, à un travail de déduction, de comparaison, de raisonnement, bref à des problématiques objectives : établissement d'un budget, aménagement de locaux, élaboration d'une réglementation, etc., nous les classerons dans la catégorie des réunions de RESOLUTION DE PROBLEMES, en supposant que ces problèmes puissent être décomposés en une série de problèmes simples. Peu de réunions professionnelles peuvent être incluses en totalité dans cette catégorie, en raison de la complexité des problèmes posés.

 - Celles qui font appel à des qualités d'imagination et de créativité : Recherche de solutions originales, innovation, résolution de problèmes inédits : marketing, opérations de communication externe ou interne par exemple. Il s'agira surtout de réunions dont l'objectif est de produire des idées. Nous les classerons dans la catégorie des réunions dites de CREATIVITE.

 Les travaux des auteurs précités ont porté sur l'examen de ces deux types de tâches : résolution de problèmes simples et créativité. Leurs conclusions montrent que, pour la résolution de problèmes simples, il existe une structure optimale : la structure centralisée. Pour les tâches de créativité, mais aussi pour la résolution de problèmes complexes, la structure optimale est de nature homogène, c'est à dire non centralisée. Si l'on admet que :

Le réseau matérialise les échanges possibles,

Le modèle de la tâche matérialise les échanges nécessaires,

La structure du groupe matérialise les échanges réels,

 On constate que la performance est optimale quand ces trois notions sont en adéquation. Une notion complémentaire est due aux travaux de FLAMENT et POITOU sur les statuts. La performance est optimale quand le groupe est en plus organisé en fonction de sa structure sociale (statuts de chaque membre).

Conclusion pour l'animateur du groupe : Il lui faut analyser le type de tâche et animer (manager) le groupe pour lui permettre de se structurer en fonction du modèle de la tâche.

 Tous les travaux précités permettent à leurs auteurs d'affirmer qu'il est possible de prévoir l'ensemble des phénomènes de groupe : climat, leadership et performance. Mais pour considérer l'appropriation subjective de ce qui précède par les membres du groupe, il est nécessaire d'introduire la notion de système de représentation:

C'est la représentation que le groupe se fait de la tâche qui conditionne le comportement du groupe. Cette représentation permet l'appropriation subjective de la tâche par les membres du groupe. La performance optimale du groupe sera assurée en cas d'adéquation de ces quatre éléments :

 - Le réseau (matérialisation des échanges possibles),

- Le modèle de la tâche (matérialisation des échanges nécessaires),

- La structure du groupe (matérialisation des échanges réels).

- La représentation de la tâche

 En matière de conduite de réunions, il se produit souvent un conflit d'objectifs issu des différences de représentations des participants par rapport à la tâche, chacun ayant une représentation personnelle de sa présence, de son rôle et de ceux des autres.

Les difficultés résultent le plus souvent de l'appropriation de la tâche par le groupe. Ces difficultés sont d'ordre psychologique et non pas logique. L'animateur interviendra à ce niveau en définissant les objectifs de la réunion et en permettant au groupe de réagir et d'exercer ainsi un contrôle sur son propre fonctionnement

LES METHODES DE TRAVAIL

L'une des causes de dysfonctionnement en réunion peut donc être due au décalage complet entre la structure socioaffective et la nature de la tâche : entre la nature des problèmes à traiter, la méthode adoptée par l'animateur, les représentations que les participants et l'animateur se font des problèmes à résoudre , la structure des communications dans le groupe et le type de "management" en vigueur au sein de l'organisation.

L'objet d'une formation à l'animation des réunions n'étant pas de remédier aux problèmes d'organisation, il s'agit simplement de signaler ici que l'amélioration de certaines situations ne passe pas nécessairement par l'acquisition de savoir-faire en conduite de réunion.

Il convient cependant de souligner l'importance du contexte organisationnel et l'influence qu'il peut avoir sur les comportements et les habitudes de travail. Au sein de services très hiérarchisés, l'organisation de réunions créatives rencontrera de fortes réticences à tous niveaux.

 3.  STYLE DE L'ANIMATEUR

A partir des travaux de R.BLAKE et J.MOUTON, il est possible d'établir une typologie de quatre styles d'animation dominants.

En fonction de l'intérêt que porte l'animateur à la production du groupe et aux participants, nous pouvons en établir le diagramme : Voir page suivante.

En fonction de sa personnalité propre, des modèles qui l'ont influencé et du contexte organisationnel du service, chacun utilise un style d'animation dominant, auquel il a tendance à faire appel pour tout type de réunion.

Cette notion peut parfois être rapprochée de celle d'"attitude spontanée" (E.H. PORTER), à laquelle son mécanisme s'apparente.

Il n'existe pas de style adapté à toutes les réunions. Chaque style présente des inconvénients s'il est exclusif. Il est important de les repérer pour adapter son style d'animation au mieux des objectifs de la réunion et des participants.

Dans certains cas, le style dominant peut être fortement inducteur de comportements négatifs de la part des participants et c'est naturellement ce que l'on cherchera à éliminer en priorité de ses pratiques.

LES PRINCIPAUX STYLES D'ANIMATION

STYLES D'ANIMATION ET CONSEQUENCES EN REUNION

Les quatre styles d'animation définis par le diagramme précédent se traduisent par des attitudes dominantes de l'animateur et donc par un comportement observable. Ce comportement influe sur celui des participants, compte tenu du contexte et des contraintes vécues par le groupe en réunion. D'une façon générale, un pronostic est possible quant au rendement, à l'autonomie et à l'évolution du groupe ainsi que vis à vis de la satisfaction des participants.

Le tableau suivant est adapté des travaux de LIPPITT et WHITE et s'inspire des travaux de Pierre LEBEL ( "l'animation des réunions" - éd. d'organisation).

4.  GESTION DES CAS DIFFICILES

Ce chapitre répond sous forme de liste de conseils aux interrogations les plus fréquentes des animateurs de réunion, lorsqu'ils redoutent d'être confrontés à des situations difficiles, du fait du comportement de certains participants.

"Que faire face à un querelleur, un bavard, un agressif, ? "

Cette question omniprésente met en évidence l'une des appréhensions dominantes des animateurs : l'aspect relationnel de la réunion.

Beaucoup d'animateurs débutants imaginent la salle de réunion comme une sorte d'arène dans laquelle ils joueront le rôle de l'animal traqué par des participants cruels et à l'affût de leur moindre faux pas.

Sans dramatiser de la sorte, il convient néanmoins de prendre en compte certains comportements souvent rencontrés, que nous classerons en fonction des perturbations qu'ils génèrent :

Bien entendu, aucune recette n'existe pour faire face à toute éventualité et le tableau de la page suivante est une synthèse des cas les plus caricaturaux rencontrés au gré des réunions.

Chacun des "rôles" décrits page suivante est plus ou moins marqué chez les participants. Plus fréquemment, il arrive que certains soient plusieurs personnages à la fois et commettre une erreur d'animation envers un "rôle positif" peut le transformer pour la suite en rôle terriblement négatif.

5.  GESTION DE LA PROGRESSION DU GROUPE

Fonction et rôle de l'animateur

Un groupe au travail est d'abord réuni pour PRODUIRE : la nature de la production dépend des objectifs de la réunion, mais quels qu'ils soient, le groupe ne sera pas en mesure de produire si certaines conditions ne sont pas réunies, si certaines FONCTIONS ne sont pas remplies au sein du groupe.

Ces fonctions sont les suivantes

PRODUCTION : Le groupe doit produire (sa raison d'être), doit échanger des idées, prendre des décisions, se prononcer sur différents problèmes, etc.

FACILITATION : Les conditions de travail doivent être facilitantes pour que la production soit efficace. Chacun doit pouvoir prendre la parole, la durée doit être respectée, le travail doit être structuré, etc.

REGULATION : Le groupe ne produira pas si le climat de travail est détestable, si des tensions existent entre les personnes, si des non-dit perturbent les relations au sein du groupe.

Les fonctions de FACILITATION et de REGULATION sont les conditions nécessaires à la PRODUCTION

FACILITATION + REGULATION = PRODUCTION

Lorsqu'il n'y a pas d'animateur, le groupe doit gérer lui même ces trois fonctions. Dans le cas qui nous intéresse, l'animateur existe et est le garant de ces trois fonctions, par son comportement tout au long de la réunion.

A chaque fonction, correspondent les rôles suivants pour l'animateur :

PRODUCTION : SAVOIR : l'animateur doit être compétent par rapport au  thème de la réunion, il doit faire part de ses propres idées, ne pas se mettre en retrait sous prétexte de neutralité, sans imposer son point de vue pour autant? Il doit capitaliser la production du groupe, en utilisant les tableaux (voir supports), en faisant des synthèses partielles tout au long de la réunion et finale pour conclure.

FACILITATION : SAVOIR-FAIRE : l'animateur est le meneur de jeu de la réunion et, à ce titre, il lui appartient de tout faire pour que le travail du groupe se déroule dans de bonnes conditions.Il gérera si besoin le temps de parole des participants, la durée, le respect de l'ordre du jour, il sera à l'écoute de chacun et n'hésitera pas à reformuler les interventions, à relancer le groupe.

REGULATION : SAVOIR ETRE : l'animateur est attentif au climat de travail, il doit être "psychologue" pour détecter et résoudre les tensions nuisibles au travail du groupe. D'une façon générale, les individus aspirent à la sérénité (voir motivation des participants).

Il ne faut pas chercher à aplanir tout conflit ou à résoudre toute tension. L'animateur ne doit pas se transformer en anesthésiste, mais il doit être capable de faire la différence entre un conflit stérile et une réelle opposition portant sur l'objet même de la réunion.

TECHNIQUES D'ANIMATION

Les techniques d'animation utilisables en réunion font appel à l'ensemble des ressources physiques de l'animateur, en vue d'obtenir l'effet escompté. Voici un tableau récapitulatif des éléments les plus significatifs à indiquer :

* Proxémie : codification sociologique des distances interpersonnelles : voir les travaux de EDWARD T. HALL et notamment  "la dimension cachée"

D'une manière générale, une technique d'animation est aussi l'expression d'une personnalité. L'animateur en situation face au groupe exprime, parfois à son insu, ses propres représentations d'autrui et de la relation qu'il entretient avec les participants.

La seule véritable méthode de perfectionnement à l'animation des réunions ne peut se résumer à une liste de recettes, aussi convaincantes soient-elles. Chacun doit s'interroger sur son propre style et sur l'image de lui qu'il donne ou souhaite donner aux participants,

Un difficile travail sur soi est nécessaire, rendu possible par l'autoscopie (utilisation de la vidéo) mais aussi par une attitude d'écoute, de compréhension, réceptive aux nombreux messages (feed-back) émis par le groupe.

UTILISATION DES SUPPORTS

Au cours d'une réunion, de nombreuses informations sont échangées, manipulées, transformées.

L'efficacité de la production se trouverait souvent grandement améliorée grâce à une utilisation judicieuse de supports visuels.

Le tableau suivant précise quelques utilisations possibles, selon l'objectif ou la phase de la réunion :

I

l est indispensable d'inscrire les idées au fur et à mesure de leur production, de manière parfaitement visible par tous. Avantages :

Pour la production : pas d'idées perdues, moins de risques de déformations, un participant retardataire ou qui a momentanément "décroché" peut facilement se remettre à jour.

Pour l'animation : Les participants constatent la prise en compte de leurs idées, l'attention de tous est focalisée en un même point au même moment, les risques de répétition inutile sont réduits.

Pour la régulation : des causes de mécontentement disparaissent, la transparence de la discussion est améliorée, les risques de censure régressent.

C. CONCLUSION DE LA REUNION

A l'approche de la fin de la réunion, les participants et l'animateur peuvent être enclins à penser que les conclusions sont évidentes pour tous. L'expérience prouve que c'est rarement le cas et bien des malentendus pourraient être évités avec un minimum de précautions au cours de cette phase de la réunion. C'est en effet la conclusion qui permet de capitaliser les acquis du travail collectif, seul raison d'être de la séance qui se termine.

1.  ROLE DE L'ANIMATEUR

Il lui appartient de réaliser la synthèse du travail accompli, en vérifiant l'accord des participants sur celle-ci. Son intervention tendra à une certaine "symétrie" par rapport à l'ouverture de la séance, constituant ainsi le bilan de la séance.

2.  RELEVE DE DECISIONS

Impératif pour éviter d'éventuelles contestations ultérieures, il constitue aussi le contrat liant les participants qui sont engagés par une suite à donner.

3.  CALENDRIER ET ECHEANCIER

C'est le complément du relevé de décisions, qui se trouvent ainsi ancrées dans une réalité tangible. La prochaine réunion peut aussi être programmée en commun.

4.  LEVER LA SEANCE

Ce moment est souvent négligé et les participants quittent parfois la salle en ordre dispersé, les premiers à sortir essayant de passer inaperçus alors que d'autres jouent les prolongations au risque de donner l'impression de refaire la réunion en petit comité.

L'animateur doit lever la séance sans ambiguïté et faire en sorte que tous quittent assez vite la salle, lieu symbolique de la vie de groupe qui s'y est déroulée. Des conversations privées peuvent avoir lieu à l'issue de la séance, mais il est souhaitable qu'elles se tiennent hors de la salle.

APRES LA REUNION

1. COMPTE RENDU

Ce document doit toujours être rédigé et diffusé le plus rapidement possible à tous les participants. Si la teneur des discussions le nécessite, il devra éventuellement être envoyé à toute personne intéressée.

Le contenu et la forme du compte-rendu seront précis et complet. Tout doit y figurer de la manière la plus explicite pour éviter les pièges de la mémoire : très peu de temps après une réunion, le souvenir des détails s'estompe et les oublis importants ne sont pas rares. Le compte-rendu sera simultanément le garant de cette mémoire et le document "juridique" faisant foi pour les suites à donner

2. MISE EN OEUVRE DES DECISIONS

Une réunion efficace doit être suivie rapidement par la mise en oeuvre des décisions prises (cas des réunions de décision), ou par une information sur les décisions prises (cas des réunions de consultation).

La réunionnite, dont beaucoup se plaignent à juste titre, s'en trouvera rapidement guérie, par l'administration concrète des raisons d'être des séances de travail et la motivation des participants sera renforcée grâce à une réelle efficacité.

 CONCLUSION et EXEMPLES D'EXERCICES UTILISABLES

Que dire de plus, sinon que les bonnes recettes ne font pas les grands cuisiniers... Ces quelques considérations n'auront de sens que confrontées à l'épreuve des faits, seule vérité objective en matière de formation.

Les exercices sur le fonctionnement des groupes sont tous utilisables pour le thème "réunion".

Pour éviter que les formés refassent un exercice déjà connu, nous proposons d'utiliser les exercices suivants, plus adaptés aux techniques d'animation.

Résolutions de problèmes

ACCIDENT SUR LA LUNE

PERDUS EN MER

SURVIE EN FORET

 Prise de décisions

LE CAS SANCTION

Jeu de rôle "professionnel"

DEVIATION DE SAINT-PAUL

Etude de cas

FILM : 12 Hommes en colère  (Sydney Lumet)

Source du document http://www.3ct.com/ridf