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:: Élaborer un plan de formation

1.définition

2.méthode

1. définiton

Qu’est-ce qu’un plan de formation ? Au-delà de la formulation légale du plan de formation, il convient de bien identifier ce qu’est la fonction réelle d’un plan de formation. Nous proposons la définition suivante : le plan de formation est la traduction opérationnelle et budgétaire des choix du management d’une organisation sur les moyens qu’il affecte, dans une période donnée, au développement de la compétence individuelle et collective des salariés.

Commentons les termes de cette définition :

>>opérationnelle : ce que l’on va faire. Le plan de formation prépare une série d’actions. Les objectifs de ces actions, si possible les effets attendus, doivent être précisés ;

>>budgétaire : le plan de formation indique le montant des ressources financières allouées prévisionnellement à l’exécution du plan (c’est-à-dire les coûts de la formation : inscriptions externes et coût des formations internes), le coût estimé des salaires des stagiaires (que l’on peut calculer à partir de standards de coût horaire par catégorie de personnel), les versements fiscalisés obligatoires (alternance, congé individuel de formation), les frais de déplacement et de séjour induits par les inscriptions à des formations en dehors de l’entreprise, le coût des équipements (salles, matériels) spécifiquement dédiés à la formation, et le coût de fonctionnement des services de formation interne. Ont peut également compter, sous certaines conditions, l’amortissement annuel d’investissements lourds d’équipements pédagogiques (locaux, matériels) ;

>>les choix du management sur les moyens qu’il affecte : le plan de formation est le résultat de choix des responsables de l’entreprise. Ce n’est pas une addition de demandes, mais l’aboutissement d’un processus d’arbitrage, en fonction de priorités (qui seront d’autant plus claires que les objectifs poursuivis sont clairement identifiés) ;

>>les moyens affectés sont bien sûr des moyens financiers, mais aussi du temps (4% d’absences pour formation dans une entreprise de mille personnes représente en moyenne quarante personnes en formation par jour). Il faut être sûr que la situation des effectifs le permet (sinon cela se traduit par des annulations de stages) ;

dans une période donnée : le plan peut être (le plus souvent) annuel. Il peut être aussi pluriannuel (trois ans) ;

au développement de la compétence individuelle et collective des salariés : le problème n’est pas de collationner des inscriptions individuelles à des stages, mais de financer des actions ayant pour finalité d’apporter aux personnes et aux équipes les compétences qui leur sont nécessaires pour améliorer leurs résultats, satisfaire leurs clients, et créer un climat social favorable en permettant des évolutions de carrière.

(Alain MEIGNANT - Manager la formation - Collection Entreprise et Carrières - Éditions Liaisons).

2. méthode

les phases d'élaboration

A.L'IDENTIFICATION ET L'ANALYSE DES FONDEMENTS DU PLAN DE FORMATION 

Il existe cinq fondements : 

-   Les projets de changement ou d'investissement. Ils correspondent à des choix volontaristes retenus soit par les directions centrales, soit par la hiérarchie locale. Ils peuvent être globaux (plan stratégique de développement) ou partiels ( projets de modernisation d'une unité, projet d'informatisation d'une cellule...). 

-   Les problèmes ou dysfonctionnements courants de l'entreprise : déficiences de la qualité, erreurs de gestion, procédures inadéquates, délais non respectés, mauvaise utilisation des équipements. 

-   Les souhaits exprimés par les agents afin de faciliter leur promotion, leur mobilité professionnelle ou leur développement personnel. 

-   L'évolution des métiers et des professions. Il ne s'agit pas de choix volontaristes, mais d'évolutions en quelque sorte imposées par l'environnement professionnel (développement des sciences et des techniques). 

-   Les changements culturels. La culture réfère à des ensembles de valeurs, de modes de réaction, de perceptions à cycle d'évolution lent, et souvent peu conscients. Les projets du service ou son environnement peuvent entraîner la nécessité d'un changement culturel.

B.L'ANALYSE DES BESOINS EN FORMATION ET LEUR TRANSCRIPTION EN OBJECTIFS OPERATIONNELS 

Quatre grandes opérations doivent être mises en oeuvre. Elles nécessitent entre elles plusieurs itérations: 

-   Préciser la contribution attendue de la formation. Il s'agira d'identifier et d'estimer :

.   quels sont, parmi tous les facteurs qui ont une incidence sur un problème ou un projet, ceux qui relèvent particulièrement de la formation ; 

-   Décrire et comparer les profils professionnels souhaitables et réels.

    Pour ce faire, il est nécessaire :

.   de disposer des référentiels d'emploi rédigés en terme de compétences attendues ,

.   d'établir un bilan actualisé des compétences actuelles et potentielles en référence aux compétences requises.

-   Préciser les orientations et les contraintes à prendre en compte.

    On vérifiera en conséquence :

.   Les cohérences à respecter dans le cadre du projet de service ;

.   Les contraintes de fonctionnement à prendre en compte (types de matériels, rythmes et plans de charge, disponibilité des effectifs, ...). 

-   Traduire en priorité les besoins de formation en objectifs de formation qualitatifs et quantitatifs.

    Il est souhaitable que ces objectifs soient définis :

.   en termes opératoires, c'est-à-dire évaluables ;

.   en termes de comportements globaux ;

.   par catégorie d'emplois types ;

C.L'ELABORATION ET LA VALIDATION DU PLAN DE FORMATION 

Quatre opérations à effectuer en itération doivent être distinguées et mises en oeuvre : 

-   Identifier les actions de formation 

Il s'agit de distinguer les diverses actions de formation qui vont constituer la structure du plan de formation. Divers critères d'économie, d'efficacité ou de pédagogie interviendront dans ce "découpage" qui ne peut se déduire mécaniquement des objectifs de formation. 

-   Décrire les "cahiers des charges" de chacune des actions de formation 

    Chaque cahier des charges explicitera les spécifications auxquelles devra répondre chaque action de formation.

-   Ordonner les actions de formation 

    Toutes les actions de formation ne peuvent se réaliser en même temps et n'ont pas la même importance. On les hiérarchisera et on les ordonnera chronologiquement. 

-   Vérifier les cohérences avec les orientations et les contraintes 

    On s'assurera en final de la cohérence et de la compatibilité :

.   avec les orientations du projet de service ;

.   avec les contraintes de fonctionnement de l'entreprise.