:: principes de base pour la réussite de vos projets

L'objet de cette fiche de synthèse sur la gestion de projet est d'en présenter les principes de base.

Le développement sera articulé suivant 4 items principaux:

1. Le lancement du projet

2. La maîtrise du projet

3. La conduite du changement

4. Vers l'atteinte des objectifs

1. Le lancement du projet:

Cette phase est essentielle pour la réussite du projet.

a) Le projet est une pierre de la réussite de la stratégie de l'entreprise:

Ainsi le projet est au service de la réalisation de la stratégie élaborée.

Il est nécessaire de dégager, pour le projet, les bénéfices et les risques que celui-ci peut engendrer à l'égard de l'entreprise.

Pour prévenir les risques de rejet au sein de l'entreprise, il est nécessaire de porter une attention particulière aux points suivants:

::Afficher une volonté forte de changement et impliquer les acteurs.

::Déterminer quels sont les impacts de ces changements.

::Élaborer, de manière participative, un accompagnement du changement efficace avec des marqueurs réguliers afin de baliser le projet dans le temps.

L'aboutissement en sera une note de lancement.

Celle-ci précise le contexte dans lequel le projet s'inscrit: ses objectifs, l'organisation générale, les exigences en matière de changement, les points relatifs à l'assurance qualité.

b) Les objectifs guident le processus de décisions:

Les objectifs, mis au centre du processus de décisions, sont accompagnés de leurs contraintes dont le non respect risque de remettre en cause l'atteinte des résultats.

c) Les processus de décisions demandent rigueur et persévérance:

Un plan de management précise les objectifs, l'organisation mise en place, les responsabilités des acteurs et le cadre d'exigence émis par le maître d'ouvrage.

d) Une étude d'opportunité pour bien démarrer le projet:

l'étude d'opportunité sert à comprendre le quoi et le pourquoi.

Ses objectifs sont :

::d'évaluer l'opportunité du projet, en terme de coûts, de résultats escomptés et de risques encourus.

::de décider de s'engager plus en avant dans le projet en entreprenant une étude de faisabilité ou "d'arrêter le projet".

Les conditions suivantes doivent être réunies:

::Représentativité du management, l'obtention d'un consensus des chefs.

::La pertinence du choix du chef de projet: leadership, expérience, forte capacité à mobiliser, respectabilité, légitimité.

::Réalisation d'une étude d'impact sur l'organisation et ses répercussions (du projet!).

Lorsque que tous ces éléments sont validés, il est nécessaire de mener une étude de faisabilité.

Elle définit les scénarii, les alternatives pour amener à prendre une décision au regard d'une analyse coûts/risques/bénéfices.

Lors de cette étape, on élabore 2 plans: le plan de déroulement et le plan d'assurance qualité.

::Le plan de déroulement : précise les phases du projet, les activités s'y rapportant et les moyens associés.

Il est diffusé à tous les intervenants associés.

::Le plan d'assurance qualité : décrit les dispositions spécifiques prises par le projet afin de garantir la qualité de la production.

2.La maîtrise du projet :

En préambule, il est nécessaire de prêter un regard attentif aux 3 points suivants:

:: Expliciter les responsabilités effectives

:: Définir un calendrier avec les ressources nécessaires

:: Faciliter la mise en place et les mécanismes de régulation

a) Un système de qualité maîtrisé

La qualité en gestion de projets c'est :

::la capacité à répondre aux besoins de l'organisation et aux spécificités de fonctionnement locales

::l'aptitude à aider les acteurs à produire, à gérer ou à promouvoir les biens et les services produits de façon économique et efficace

De plus, un plan de maîtrise des risques devra être élaboré.

Celui-ci permet d'identifier les risques et d'en déterminer l'impact afin d'élaborer des actions correctrices.

b) Une prise en compte de la totalité du projet:

Le processus de management de projet n'est pas une simple démarche séquentielle. Elle doit tenir compte de tous les enjeux liés au système.

L'analyse des coûts/risques/bénéfices, la définition des exigences qualités, les enjeux liés au déploiement et leurs facteurs humains et organisationnels sont une préoccupation quotidienne.

c) Les relations fournisseurs:

Dans le cadre du management de projet il devra être fait le choix entre "faire" ou "faire faire".

Dans le cas où il serait fait appel à des fournisseurs le projet sera découpé en lots de travaux afin de faciliter le pilotage des fournisseurs.

Pour pouvoir juger du volume et de l'expertise nécessaire il faut:

- Une parfaite connaissance du marché et de l'offre.

- La connaissance des produits pour pouvoir vérifier leur adéquation avec vos besoins.

3. La conduite du changement

Toute réalisation de projet aboutit à des changements, il faut donc mettre en place les ressources visant à les accompagner.

a) La communication est primordiale

Cela ne sera jamais trop répété.

La communication  :

- Permet d'exprimer les besoins et à contribuer à la construction d'une solution satisfaisante en raison des enjeux présents.

- Est un levier important pour vendre le changement.

- Pour motiver les ressources humaines et permettre de résoudre les situations de blocage.

Par communication, il faut entendre un flux d'informations ascendant et descendant et non pas seulement de l'information descendante.

Il est nécessaire pour les acteurs du projet d'être à l'écoute les uns des autres.

b) Développer l'implication :

L'implication des ressources humaines est primordiale.

Celle-ci permet d'en faire de véritables acteurs du changement, porteurs des réformes.

Il est important de souligner que le changement passe par la ligne hiérarchique. Tous devront être mobilisé pour porter un discours clair et cohérent.

L'implication des acteurs passe par la fixation d'une vision qui soit séduisante (si possible!) avec des objectifs mesurés pour tous.

4. Vers l'atteinte des objectifs

a) La maîtrise de la complexité du déploiement :

Dans le cas de l'implantation d'un système d'information, la phase de déploiement à pour objet l'implantation du produit préalablement qualifié et testé, c'est à dire sa mise en place opérationnelle.

Les recommandations sont les suivantes:

-la prise en compte des impacts du projet et des contraintes des unités.

-l'anticipation de l'insertion pilotée comme un véritable projet.

-L'organisation de la communication avec l'animation du réseau d'acteurs.

b) Anticiper le maintien du système en conditions opérationnelles :

Ceci, dans le cas plus particulier de l'implantation d'un nouveau système d'information.

L'anticipation est nécessaire pour garantir le maintien du système en conditions opérationnelles et son adéquation aux besoins et ceci au moindre coût.

Deux types de contrôle peuvent aussi être mis en place:

- le contrôle de fonctionnement : le système fonctionne-t-il comme prévu ?

- le contrôle d'évolution : Le système répond-il aux objectifs de l'entreprise ?

Ainsi en conclusion, la réussite d'un projet associe la compétence des hommes à la pertinence de l'action entreprise avec un accompagnement de qualité.

Article réalisé par Franck Sabria