Le courrier électronique est économique, efficace, rapide, en un mot : pratique. Toutefois, on peut envoyer par courriel n'importe quoi, n'importe comment, n'importe quand, à n'importe qui. Vos courriels seront d'autant plus appréciés que vous ferez preuve de maturité et de savoir-vivre. Voici quelques conseils pour y parvenir :
- Est-ce bien nécessaire ?
- À ne pas faire :
Adresser des courriels sans raison valable.
- Pourquoi ?
Pour certaines personnes, la boîte aux lettres électronique est un outil de travail. Recevoir au milieu du courrier professionnel, des courriels sans intérêt — par exemple des chaînes que vous devez renvoyer immédiatement à 36000 personnes sous peine des plus grands malheurs — n'a rien de très agréable. Pourriel, publicité et virus encombrent déjà suffisamment les messageries électroniques ! D'autres, utilisent des webmails, tels Yahoo!, dont les capacités de stockage sont limitées. Vous risquez de bloquer leur boîte et vous allongez inutilement leur temps de connexion, qui peut leur coûter cher.
- À faire :
Avant chaque envoi, mettez-vous à la place de vos correspondants et demandez-vous si votre message est nécessaire et fera plaisir.
- Qui est là ?
- À ne pas faire :
Choisir un nom ésotérique ou mystificateur, signer de manière inappropriée ou rester anonyme.
- Pourquoi ?
Votre correspondant doit pouvoir vous identifier. Seuls les pleutres correspondent anonymement ! La signature doit apporter les informations complémentaires nécessaires (prénom, nom, adresses, etc.) dans la limite du respect que vous souhaitez accorder à votre vie privée.
- À faire :
Pour que votre courriel ne soit pas tout de suite supprimé, identifiez-vous correctement, tout simplement par votre patronyme. Vous pouvez enregistrer différentes signatures adaptées, telles :
| Standard | Intime | Professionnelle |
| Amicalement, Ève Idaman evidam@fai.com 1 rue Barbe, Paris X
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A + Ève
lafofolle@fai.com
Portable : 0 123 456 789 Et n'oubliez pas : Ça ira mieux demain !
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Cordialement, Ève Idaman
Service communication
Société Urbaine de Ravalement de Façades
Tél. direct : 0 123 456 789
Adel : eve.idaman@surf.fr
|
- Mais qu'est-ce que c'est que ça ?
- À ne pas faire :
Adresser un courriel sans titre (objet ou sujet), avec un titre (inter)minable, du genre « Coucou, c'est moi ! Est-ce que ça te dirait de venir lundi soir pour dîner ? », ou avec un titre vague et attirant, du genre « À lire de toute urgence ! ».
- Pourquoi ?
Votre correspondant doit savoir de quoi il retourne ! Il peut ne pas voir l'intégralité du titre (exemple précédent : « Coucou, c'est moi ! Est-ce que ça te dirait de » ). En titrant mal, vous pouvez le tromper ou lui faire croire qu'il s'agit d'un virus, auquel cas, il détruira votre message sans le lire. Titrer correctement est une forme de politesse qui, de plus, facilite le classement et la recherche.
- À faire :
Remplissez l'objet de votre courriel avec un libellé clair et précis ; quelques mots suffisent, tels « Cinéma lundi soir » ou « Le Linguophile : à visiter ! ».
- Quel bazar !
- À ne pas faire :
Négliger les formules de politesse et ne pas structurer son message.
- Pourquoi ?
La courtoisie impose de saluer son interlocuteur. Internet n'y change rien. Un courriel se lisant de haut en bas — curieux, n'est-ce pas ? —, il faut donc placer l'essentiel au début.
- À faire :
Commencez votre courrier par des formules adaptées comme « Bonjour, », « Madame, » ou « Cher Monsieur, » (toutefois, si vous échangez rapidement plusieurs courriels avec un même interlocuteur, sur le mode de la conversation, une salutation suffit dans la journée). Concluez votre message par une courte formule de politesse, telle « Cordialement ». Si votre message est une demande, rajoutez une mention du style « D'avance, merci pour votre aide ».
Lors d'une réponse, tapez votre commentaire au-dessus du message de votre correspondant (car il n'a pas forcément besoin de le relire) ou en intercalant vos propres textes dans son message, proprement découpé et différencié, par exemple par des « > » en début de ligne :
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Salut Adam !
>As-tu vu le dessin animé ?
Oui, et j'ai beaucoup aimé. Tu aurais dû m'accompagner.
>Toujours d'accord pour jeudi soir ?
Ok, mais n'oublie pas les verres, Adam !
J'arriverai vers 20 h, à moins qu'il ne m'arrive un pépin.
À + Ève
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- Restez sobre :
- À ne pas faire :
Par exemple, écrire un message de trois pages, en majuscule, omettre les sauts de ligne, les accents ou les signes de ponctuations, utiliser des caractères roses de corps 22 sur un superbe papier-peint à fleurs...
- Pourquoi ?
Lire sur écran un long texte sans repaires est pénible. Une phrase en majuscules est considérée hurlée. Quant au format HTML (avec bannières, images, papier-peint, etc.), il risque d'être refusé et prend beaucoup plus de place que le texte.
- À faire :
Limitez la longueur des lignes à quelque 60 caractères. Chaque paragraphe ne doit traiter que d'une idée principale. Écrivez normalement (casse, accents, ponctuations) et soyez concis. Réfrénez vos envolées artistiques, évitez les mièvreries, telles les papiers-peints ou les images animées et bannissez le format HTML ! Si vous tenez absolument à l'utiliser, restez le plus sobre possible, par exemple : caractères noirs en Arial de corps 10 sur fond blanc, sans décoration.
- Respectez les règles :
- À ne pas faire :
Faire des fautes de frappe, d'orthographe ou de grammaire ; écrire en (pseudo)phonétique, sans ponctuation ou avec des émoticônes (« dsl g kc les 6o 9 2 pp :(( » ).
- Pourquoi ?
La grammaire et l'orthographe ont toujours cours ! Une écriture correcte est un signe de respect et, passé un certain stade, votre message devient incompréhensible et vous donnez l'image d'un insouciant (litote !).
- À faire :
Si votre correspondant est susceptible de mal interpréter les émoticônes, utilisez des mentions explicites, telles « (je plaisante) », à la place du fameux « ;-) ». Dans la mesure du possible, utilisez un correcteur orthographique afin d'éliminer les coquilles et fautes grossières. Les plus courageux feront fonctionner leurs neurones pour se remémorer les règles durement inculquées et reliront leur mel avant de l'envoyer. Faites d'autant plus attention que votre correspondant est pointilleux et votre message important.
- Quel style !
- À ne pas faire :
Baragouiner, jargonner.
- Pourquoi ?
Si votre correspondant met cinq minutes pour comprendre chacune de vos phrases, vous lui faites perdre son temps.
- À faire :
Rédigez votre message de façon compréhensible ! Que de phrases ne veulent strictement rien dire ! Au lieu de déclamer « D'allégresse m'emplissent, gente dame, si beaux vos vers ! », écrivez « Madame, vos beaux vers m'emplissent d'allégresse. »
- Moi, un spammeur ?
- À ne pas faire :
Adresser à tous les contacts de votre carnet d'adresses la dernière blague ou animation en vedette.
- Pourquoi ?
Vos correspondants ont peut-être autre chose à faire que (re)voir vos dernières trouvailles, qu'ils ne trouvent pas forcément drôles et qu'ils ne peuvent parfois pas regarder, faute du logiciel idoine. Ce n'est pas parce que vous avez du temps et une connexion à débit illimité que tout le monde est dans votre cas.
- À faire :
Sélectionnez soigneusement les correspondants pour l'envoi de futilités et ajoutez une phrase du type « Si vous ne souhaitez plus recevoir mes trouvailles, faites-le moi savoir et je vous retirerai de ma liste de diffusion. Je vous prie de bien vouloir m'excuser pour le dérangement. »
- Copie à revoir !
- À ne pas faire :
Envoyer des messages à de multiples destinataires en les mettant en CC (copie carbone) ou envoyer un message en mettant certains destinataires en CCI (copie carbone invisible). À moins d'être fournisseur d'annuaire ou délateur !
- Pourquoi ?
Dans le premier cas (CC), vous rendez visibles les adresses de tous vos correspondants, ce qui risque de générer des envois non désirés et permet à quiconque de récupérer l'ensemble des adresses. Celui-ci peut alors les communiquer à des sociétés publicitaires, des spammeurs ou des pirates, ou être victime d'un virus, lequel se chargera lui-même de la diffusion internationale desdites adresses !
Dans le second cas (CCI), vous communiquez un message à des correspondants dont certains, dissimulés, peuvent consulter le courrier sans être soupçonnés : c'est évidemment d'une absolue goujaterie.
- À faire :
Adressez un message collectivement en CC lorsque tous les membres de la liste de diffusion se connaissent, par exemple à la famille. Sinon, optez pour la CCI en mettant votre propre adresse en seul destinataire :
De : Ève Idaman
À : Ève Idaman
CC :
CCI : Adam Simois, Jean Peuplu, Jennifer, Nicole Hestérol
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Inversement, lorsque vous recevez un message avec tous les destinataires en CC, ayez le tact de faire « Répondre » et non « Répondre à tous » et supprimez les adresses automatiquement enregistrées dans le carnet d'adresses par votre logiciel.
- Accusé, levez-vous !
- À ne pas faire :
Demander un accusé de réception. Un accusé de réception... Et pourquoi pas un avocat !
- Pourquoi ?
Demander à votre correspondant s'il a reçu votre courriel est... déplacé. Cela pourrait se révéler utile si vous étiez en conflit avec lui, mais, dans ce cas, n'espérez pas qu'il y réponde... En outre, il a le droit de détruire votre message sans même l'avoir ouvert.
- À faire :
Ne demandez pas d'accusé de réception. Sauf à votre percepteur. Si votre message est important au point de mériter un accusé de réception, utilisez les services de La Poste, qui ont une valeur juridique. Si vous recevez un courriel vous réclamant un accusé de réception, ignorez-le.
- Virus joints ?
- À ne pas faire :
Envoyer des pièces jointes, a fortiori si elles sont de taille importante ou infectées par des virus.
- Pourquoi ?
Les pièces jointes transmettent potentiellement des virus, rallongent la durée de connexion et encombrent les messageries : certains webmails sont limités à 2 Mo, ce qu'une seule image peut atteindre !
- À faire :
Si vous devez vraiment envoyer des fichiers, il faut :
- demander la permission : « Puis-je t'envoyer un ficher contenant la liste des spammeurs (200 ko au format SXW) ? » ;
- certifier — à raison — que le fichier attaché est sans risque ;
- enregistrer le fichier dans un format ouvert, tel JPEG, HTML, TXT. Envoyez les images et le texte plutôt qu'une animation. Sinon, demander si le format propriétaire XXX ne dérange pas.
- si possible, compresser les fichiers ;
- préciser le mode d'emploi, votre correspondant n'ayant pas forcément les mêmes connaissances, matériel et logiciels que vous ;
- indiquer la nature des fichiers joints, leur poids, leur format et leur contenu.
L'alternative consiste à fournir un lien vers votre site personnel, sur lequel sont disponibles le descriptif, le mode d'emploi, les fichiers et, éventuellement, les logiciels nécessaires. Là, c'est plus que du savoir-vivre : c'est une suprême élégance.
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(1) Cette page est une adaptation d'un dossier réalisé par L'internaute.
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